Tööplaanide koostamine ja seire
Kui arengukava tehes või strateegiat koostades on jõutud strateegilises raamistikus kokkuleppele - määratletud on missioon, visioon, peamised eesmärgid, soovitavad tulemused, meetmed ja olulisemad tegevussuunad, siis töö pole sellega veel läbi.
See kõik eelnev oli veel lihtne, see on inspireeriv osa strateegilisest planeerimisest, nüüd alles läheb raskeks - see on tööplaani koostamine. Vahel nimetatakse organisatsioonides seda tööplaaniks, vahel tegevuskavaks või tegevusplaaniks, nii et heal lapsel on ikka mitu nime.
Tegevuskavad võivad olla lühemaajalised või pikemaajalised. Sageli nimetatakse tegevuskavaks kogu strateegia perioodi katvat olulisemate tegevuste loetelu, näiteks nelja-aastane tegevuskava. Tööplaan on lühem, näiteks ühe- või kaheaastane väga spetsiifiline kokkulepe.
Me oleme välja töötanud ka lihtsa juhendmaterjali täitmiseks. See juhendmaterjal annab alusraamistiku, mis tuleneb strateegiast ehk see määratleb eesmärgid ja peamised tegevusvaldkonnad. Loomulikult kirjeldab tööplaan, mida teha tuleb ja mida tegevuse tulemusena soovitakse saavutada. Samuti tuleb läbi mõelda tegevuste ajakava, tähtajad ja vastutajad.
Kuna organisatsioonis on väga erinevaid üksusi ja osakondi, siis tuleks läbi mõelda, milliseid osapooli on vaja tegevuste elluviimisse kaasata, sealhulgas nii organisatsioonist kui ka väljastpoolt, samuti läbi mõelda tegevuste elluviimiseks kavandatavad ressursid. Näiteks määratleb tööplaan, kas tegevuseks vajalike vahenditega on arvestatud asutuse põhieelarvest või tuleb selleks taotleda lisarahastust.
Iseenesest on tegevuskava koostamine väga lihtne, kuid sageli on probleemiks see, et aetakse segamini tegevus ja tulemus. Tegevuskavas või tööplaanis on vaja väga selgelt määratleda nii tegevused ehk mida me teeme kui ka tulemused ehk mida me tegevuse tagajärjel saavutame. Tulemuste sõnastamine on oluline, sest see aitab hiljem hinnata, kas saavutasime tegelikult tegevuse soovitud tulemuse või mitte.
Tööplaani koostamine meie juhendmaterjali baasil on väga mugav, sest siis ei pea tegema mitut erinevat tabelit ega dokumenti - üks tööplaanile, üks aruandele. Täita tuleb ainult ühte faili ning kui see on muuseumi poolt korrektselt tehtud, muutub sama dokument automaatselt tegevusaruandeks, mis omakorda vähendab töökoormust. Aruandluse tarvis oleme tööplaani juhendmaterjali viimasesse ritta jätnud märkuste ja täitmise lahtri, kuhu saab jooksvalt sissekandeid teha.
Mitmed edukad muuseumid toimetavad järgmiselt - kui tööplaanis on kokkulepitud ja see on kinnitatud, siis vaadatakse juhtkonna tasemel tööplaani täitmist üle kord kuus või kord kahe kuu jooksul, et kogu aeg oleks selge pilt, kus kavandatud tegevustega ollakse. Suuremas ringis ehk laiendatud juhtgrupiga või olenevalt muuseumist lausa kogu kollektiiviga vaadatakse tööplaani üle kord kvartalis või vähemalt kaks korda aastas, tavaliselt enne suve ja seejärel sügisel. Iga kord, kui tööplaani ülevaatamise aeg kätte jõuab, täidavad osakonnad ja vastutajad täitmise lahtrisse olukorra kirjelduse (mis tehtud ja mis tegemata) viisil, et hiljem ei peaks tegema topelt tööd ning seda kirjeldust saaks kasutada aruandluses.
Selleks, et oleks väga lihtne hinnata, kus tööplaani täitmisel ollakse ning millele rohkem või millele vähem tähelepanu pöörata, on üheks kõige levinumaks vahendiks nn valgusfoori meetod. Tööplaani dokumendis värvitakse kõik tegevused kolme värviga - kollase, punase ja rohelisega:
- Tegevused, mis liiguvad ajakavas ehk mis kulgevad vastavalt plaanile ja mille puhul saavutatakse loodetud tulemused, värvitakse roheliseks.
- Tegevused, mis võivad pisut venida või kus me näeme teatud probleeme või mille puhul algselt kavandatud tulemusi soovitud ulatuses ei saavutanud, värvitakse kollaseks.
- Tegevused, mille puhul on oht, et neid ei ole võimalik ellu viia, nad on katkestatud või lõpetatud või täies ulatuses muudetud, värvitakse punaseks.
- Ja need read tööplaani tabelis, millega pole veel alustatud, võib jätta ka üldse värvimata.
See ei tähenda süüdistamist, et keegi pole oma tööga hakkama saanud, vaid pigem aitab meil väga kiiresti olukordadele reageerida. Kui arengukava tööplaani ülevaatus toimub regulaarselt, olgu siis kord kuus, kord kahe kuu jooksul või kord kvartalis, siis ei ole see enam karistusaktsioon või kättemaks, kus tulemusi vaadatakse vaid perioodi lõpus ja öeldakse, et miks keegi tööd ei teinud ei teinud või kes on süüdi, vaid pigem vaadatakse kogu aeg ette ja küsitakse - kui on tegevus kollane või punane, mida saame organisatsioonina või juhtkonnana teha, mida muuta või kus appi tulla ja aidata, et jõuda joonele tagasi. Teisisõnu, eesmärk on muuta tööplaanide ülevaatused süüdlaste otsimise vahendist ja tagantjärele tarkusest pigem toimivaks tööriistaks, mis aitab tulemusi reaalselt saavutada.
Kõik tööriistad on teile ettevalmistatud, nii et mugavat kasutamist!